Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Gminy w Rokietnicy w okresie od 2.01.2018r do 31 grudnia 2018 r.
ZP.271.20.2017
ZAPYTANIE OFERTOWE
na usługi społeczne udzielane na podstawie art.138 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. (Dz. U. z 2017r. poz.1579)
Zamawiający: Gmina Rokietnica, 62-090 Rokietnica, ul. Golęcińska 1
Tel. 61 8960 600, e-mail: urzad@rokietnica.pl
Zaprasza do złożenia oferty na:
Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Gminy w Rokietnicy w okresie od 02.01.2018r do 31 grudnia 2018 r.
I. Przedmiot zamówienia:
Realizacja zadania – świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Gminy w Rokietnicy w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2018 r. w zakresie:
- przyjmowania, przemieszczania i doręczenia przesyłek pocztowych o masie do i powyżej 50g,
- doręczania zwrotów przesyłek listowych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz doręczenia zwrotnych potwierdzeń odbioru po skutecznym doręczeniu.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierający rodzaj i ilość przesyłek opisany został w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego i stanowi jego integralną część .
Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
- 64.11.00.00 - Usługi pocztowe
II. Wymagania dotyczące sposobu realizacji przedmiotu zamówienia:
ZAMAWIAJĄCY:
- Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego. W przypadku, gdy Wykonawca nie dysponuje placówką w miejscowości jednostki Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się we własnym zakresie oraz w cenie podanej w ofercie do:
2). Dostarczania przesyłek codziennie do godz.11.00 w poniedziałek oraz do godz.10.00 od wtorku do piątku (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych).
3). Odbierania wysyłek codziennie w godzinach 14.00 do 14.30 od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych) oraz w przypadku pilnej potrzeby wysyłki listu w innych godzinach, po uzgodnieniu telefonicznym z Wykonawcą,
4). Nadawania przesyłek w dniu ich odbioru od Zamawiającego.
5). Przekazywanie pokwitowania odbioru przez adresata przesyłek pocztowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, niezwłocznie po doręczeniu.
6). Przekazywanie zwrotów przesyłek pocztowych.
7). Opracowanie przesyłek rejestrowanych (R).
Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi odpowiednio zabezpieczona przez Zamawiającego (zaklejona) koperta.
Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości przesyłki oraz uniemożliwić jej uszkodzenie w czasie przemieszczania.
Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
- dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do rejestru –sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia będzie stanowić dla Zamawiającego potwierdzenie nadania przesyłki,
- dla przesyłek nierejestrowanych - nadawanie według zestawienia ilościowego przesyłek sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,
- prawidłowego adresowania przesyłek w sposób czytelny i zgodny ze standardami określonymi w normach,
- umieszczenia na każdej nadawanej przesyłce listowej lub paczce w sposób trwały i czytelny nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, rodzaju przesyłki (zwykła, polecona priorytet, ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz pełnej nazwy i adresu zwrotnego nadawcy,
- umieszczania oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą,
Zamawiający dopuszcza zmianę ilości przesyłek, jak i ich rodzaje. Ilość poszczególnych rodzajów przesyłek może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego z zastrzeżeniem, że wartość tych przesyłek nie przekroczy wartości przedmiotu zamówienia, a wartość jednostkowa poszczególnych pozycji nie ulegnie zmianie przez okres trwania umowy. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. Uiszczenie opłat za przesyłki listowe będzie następowało z dołu w formie opłaty skredytowanej.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania ilości przesyłek podanych w zapytaniu ofertowym i z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia.
WYKONAWCA:
- Od Wykonawcy wymaga się, aby usługa doręczania przesyłek pocztowych świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w kraju i za granicą.
- Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia, następować będzie w tym samym dniu, w którym nastąpiło nadanie przesyłek.
- W każdym przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi adresatowi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (pierwsze awizo) zawierające wskazanie miejsca i czasu odbioru przesyłki przez adresata. Termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia, a po upływie tego terminu w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia (powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie czternastodniowego terminu nieodebrana przez adresata przesyłka podlega zwrotowi z podaniem przyczyny nieodebrania przesyłki.
- Wykonawca dostarczy paczki do siedziby Zamawiającego.
- Wykonawca umożliwi nadanie pilnych przesyłek pocztowych przez wyznaczonego pracownika Zamawiającego w innych godzinach niż określone w umowie.
- Wykonawca załączy do faktury VAT potwierdzającej wykonanie usługi zestawienie określające ilość i rodzaj faktycznie nadanych przesyłek pocztowych oraz zwróconych przesyłek pocztowych, a także sumę należnych Wykonawcy opłat pocztowych.
Zasady korzystania z usług pocztowych, a także odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego ich wykonania określone są w:
- Ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j.Dz.U.2017, poz.1481.) i aktach wykonawczych,
- Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. 2013, poz. 545.),
- międzynarodowych przepisach pocztowych,
- innych aktach prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem postępowania, wydanych na podstawie ustawy i rozporządzenia oraz postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
W przypadku zmiany przepisów, o których mowa wyżej w trakcie realizacji usług pocztowych, zastosowanie będą miały przepisy nowo obowiązujące.
III. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2018 r.
IV. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert.
1. Złożone oferty będą rozpatrywane przy zastosowaniu następujących kryteriów i ich wag:
- Kryterium nr 1 : cena oferty - waga 60%
- Kryterium nr 2 : termin płatności – waga 40%
2. Zasady dokonywania oceny:
- stosowanie matematycznych obliczeń przy ocenie ofert,
- oferta, która otrzyma maksymalną łączna ilość punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów,
- ilość punktów dla każdej oferty zostanie wyliczona do dwóch miejsc po przecinku.
3.Wartość punktowa w kryterium cena (Kc) będzie wyliczona wg poniższego wzoru:
Najniższa cena brutto
spośród ofert nieodrzuconych
Kc= --------------------------------------------------------x 60 % (waga w kryterium cena) x 100
Cena brutto oferty badanej nieodrzuconej
Kc – ilość punktów w kryterium cena
Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta w kryterium cena to 60 pkt.
4. Wartość punktowa w kryterium termin płatności (Kt) zostanie ustalona w oparciu o wskazany przez Wykonawcę w formularzu ofertowym termin płatności – ilość dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury Zamawiającemu z tym zastrzeżeniem, że minimalny termin płatności może wynosić 21 dni, a maksymalny 30 dni.
Kt = (Ktx/Ktmax) x 40 pkt.
gdzie :
- Kt – liczba punktów przyznana ocenianej ofercie w ramach kryterium termin płatności,
- Ktmax – termin maksymalny w oferowanych ofertach ( nie więcej niż 30 dni),
- Ktx – termin oferowany w badanej ofercie
Maksymalna ilość punktów, jaką można uzyskać w kryterium termin płatności wynosi: 40.
Jeżeli wykonawca zaoferuje termin płatności krótszy niż 21 dni jego oferty zostanie odrzucona. Jeżeli Wykonawca zaproponuje w ofercie termin płatności dłuższy niż 30 dni, termin ten będzie wiążący dla Wykonawcy, jednakże do oceny ofert w kryterium termin płatności zostanie przyjęty okres maksymalny określony w SIWZ, czyli 30 dni.
5. Łączna ilość punktów dla danej oferty zostanie wyliczona wg wzoru:
W(x) = C(x)+ Kt(x)
W(x) - wskaźnik oceny ofert
Kc(x) - ilość punktów przyznana ofercie w kryterium cena brutto.
Kt(x) - ilość punktów przyznana ofercie w kryterium termin płatności.
Maksymalna ilość punktów jaką może otrzymać oferta wynosi 100 pkt.
2. Cena powinna obejmować wszystkie pozycje zamówienia określone w załączniku 1 - Formularz rzeczowo-cenowy
V. Na ofertę składają się następujące dokumenty:
Załącznikami do oferty są :
- Wypełniony i podpisany formularz ofertowy (wraz z załącznikiem cenowym),
- odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji
- dokument lub pełnomocnictwo, z których wynika uprawnienie osoby (osób) do składania oświadczeń woli i reprezentowania wykonawcy.
VI. Miejsce i termin złożenia oferty:
Ofertę należy złożyć w siedzibie Urzędu Gminy w Rokietnicy ul. Golęcińska 1, 62-090 Rokietnica, sekretariat do dnia 20 grudnia 2017 r. godz.12:00
Oferty składane w siedzibie Urzędu należy składać w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Oferta na świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Gminy w Rokietnicy.”
Oferty złożone po tym terminie nie będą brane pod uwagę.
VII. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami:
Halina Wroniecka.
Kontakt: tel. 61/ 8 960604, e-mail: halina.wroniecka@rokietnica.pl ,
Wyjaśnienia dotyczące zamówienia udzielane będą w godzinach pracy urzędu: w poniedziałki od 10:00-18:00, od wtorku do piątku od 7:30-15:30.
- Załączniki:
Formularz ofertowy - przesyłki
Zatwierdził
Zastępca Wójta Gminy Rokietnica
Odpowiedzi na zadane pytania do zapytania ofertowego.
Pytanie nr 1
1. Wymagania dotyczące sposobu realizacji przedmiotu zamówienia punkt II ust. 2) Zamawiający:
Wykonawca informuje, że zgodnie z ustawą Prawo Pocztowe (art. 46 ust. 2 pkt. 5) Wykonawca zobowiązany jest do doręczania przesyłek co najmniej w każdy dzień roboczy i nie mniej niż 5 dni w tygodniu z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Jednocześnie Wykonawca informuje, że zobowiązanie operatora wyznaczonego do doręczania przesyłek w określonych godzinach w istotny sposób narusza art. 46 ust. 2 pkt. 1, który obliguje go do świadczenia usług powszechnych w sposób jednolity w porównywalnych warunkach. Ponadto doręczanie korespondencji do Zamawiającego nie jest przedmiotem postępowania, a obowiązkiem ustawowym Wykonawcy jako operatora wyznaczonego i dotyczy przesyłek nadanych za jego pośrednictwem. Dodatkowo zwracamy uwagę, że doręczenie przesyłki jest konsekwencją umowy zawartej z Zamawiającym w chwili jej nadania, natomiast Zamawiający występuje w tym wypadku w roli adresata i nie jest stroną umowy o nadawanie.
Wobec powyższego Wykonawca prosi o wykreślenie zapisu w zakresie rezygnacji z określania konkretnych godzin doręczania przesyłek nadchodzących do Zamawiającego, gdyż nie stanowi to przedmiotu umowy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.
Odpowiedź:
Zamawiający wykreśla zapis określony w punkcie IIust.2 zapytania ofertowego, rezygnując z określenia konkretnych godzin doręczania przesyłek.
Pytanie nr 2
2.Wymagania dotyczące sposobu realizacji przedmiotu zamówienia punkt II ust. 3) Zamawiający:
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca odbierał przesyłki przygotowane do wyekspediowania z siedziby Zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 14:00 do 14:30. Usługa odbioru korespondencji z siedziby Zamawiającego jest odpłatną usługą umowną świadczoną na odrębnych zasadach i jako taka nie mieści się w katalogu określonym jako świadczenie usług pocztowych.
Wykonawca prosi o potwierdzenie, że w przypadku posiadania placówki nadawczej w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego, Zamawiający sam dostarczy przesyłki do placówki pocztowej Wykonawcy.
Odpowiedź:
Zamawiający potwierdza, że sam dostarczy przesyłki do placówki pocztowej.
Pytanie nr 3
3.Wymagania dotyczące sposobu realizacji przedmiotu zamówienia punkt II ust. 1, Wykonawca:
Czy w zakresie przesyłek nadawanych na teren zagranicy, w ocenie Zamawiającego wystarczającym jest dostarczanie przez Wykonawcę tych przesyłek do każdego miejsca na świecie objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym?
Odpowiedź:
Tak.
Pytanie 4. Wzór Umowy, § 3 ust. 3:
„Przyjęcie przesyłek do nadania przez Wykonawcę oraz doręczanie przesyłek zwracanych do siedziby Zamawiającego będzie każdorazowo dokumentowane w elektronicznej lub/i papierowej książce nadawczej. Wzór książki nadawczej Zamawiający ustali z Wykonawcą.”
Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację powyższego zapisu na następujący:
„Przyjęcie przesyłek do nadania przez Wykonawcę oraz doręczanie przesyłek zwracanych do siedziby Zamawiającego będzie każdorazowo dokumentowane w elektronicznej lub/i papierowej książce nadawczej i oddawczej. Wzór książki nadawczej i oddawczej Zamawiający ustali z Wykonawcą.”
Odpowiedź:
Zamawiający akceptuje zaproponowaną modyfikację zapisu §3 ust.3 wzoru umowy.
Pytanie 5 Wzór Umowy, § 7 ust. 2 i 3:
2. Uiszczanie opłat za nadawanie przesyłek będzie dokonywane w formie opłaty „z dołu” na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie 7 dni po okresie rozliczeniowym za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone.
3. Zamawiający zapłaci należność wynikającą z faktury VAT przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie do 14 dni od daty otrzymania faktury VAT. Za termin zapłaty uważa się datę wykonania polecenia przelewu bankowego przez Zamawiającego.
Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację powyższego zapisu na następujący:
2. Uiszczanie opłat za nadawanie przesyłek będzie dokonywane: w formie opłaty „z dołu” na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie 7 dni po okresie rozliczeniowym za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone.
3. Zamawiający zapłaci należność wynikającą z faktury przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury.
Datą zapłaty jest dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy.
Pytanie 6.
Wykonawca prosi o dodanie zapisu w oparciu o poniższe.
Wykonawca w swojej ofercie świadczy szeroką gamę usług, z których może skorzystać Zamawiający, a które nie zostały ujęte w przedmiotowym postępowaniu. Wykonawca przyjmując, że Zamawiający wskazał jedynie usługi, z których korzysta najczęściej, chce umożliwić Zamawiającemu skorzystanie również z innych usług nie ujętych w postępowaniu. Wobec tego prosimy o dodanie zapisu:
„Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z usług nieujętych (niewycenionych) w formularzu ofertowym. W takim przypadku podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnych cenników usług Wykonawcy obowiązujących w dniu realizacji usługi.”
Odpowiedź
Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację zapisów w p.2 wzoru umowy.
Punkt 3 pozostaje bez zmian.
Pytanie nr 7
Biorąc pod uwagę, że w formularzu cenowym brakuje między innymi gabarytów przesyłek, kategorii usług Wykonawca proponuje zmianę formularza cenowego zgodnie z załącznikiem do pytań.
Odpowiedź.
W załączeniu zmieniony załącznik >>> Formularz cenowy
Pytanie nr 8
Wymagania dotyczące sposobu realizacji przedmiotu zamówienia IV Opis kryteriów… ust 4 Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzenia faktury. Standardowo obowiązujący termin płatności faktury określony jako 14 dni od daty wystawienia faktury został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania wykonawcy oraz zarządzania płatnościami wynikającymi z zawartych umów. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach.
W związku z tym Wykonawca prosi o zastąpienie sformułowania:
„….od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury…” na„…21 dni od dnia wystawienia faktury…”
Odpowiedź
Zamawiający wyraża zgodę na zaproponowaną zmianę zapisów.
Pytanie nr 9. Wzór Umowy, § 6 ust. 4:
Biorąc pod uwagę fakt, że przedmiotem zapytania są przesyłki nadane jak i zwrócone Wykonawca prosi o zmianę zapisu na:
Podstawą obliczenia należności jest suma opłat za przesyłki faktycznie nadane przez Zamawiającego i zwrócone do Zamawiającego z powodu braku możliwości ich doręczenia - w miesięcznym okresie rozliczeniowym i potwierdzona na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych.
Odpowiedź
Zamawiający rezygnuje z zapisów § 6 ust.2,3,4.
W załączeniu zmodyfikowany przez Zamawiającego wzór umowy. >>> WZÓR UMOWY
ZP.271.20.2017
Rokietnica, dnia 21.12.2017 r.
Zawiadomienie o wyborze oferty najkorzystniejszej
Uprzejmie zawiadamiamy, że w wyniku rozstrzygnięcia zapytania ofertowego dotyczącego świadczenia usług pocztowych dla Urzędu Gminy w Rokietnicy w 2018 roku została wybrana oferta złożona przez Pocztę Polską S.A. ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa z ceną 266.943,35 zł brutto.
Do postępowania została złożona jedna oferta.
Z up. Wójta
Sekretarz Gminy
Danuta Potrawiak
W dniu 29.12.2017 r. pomiędzy Gminą Rokietnica a Pocztą Polską S.A., ul. Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa została zawarta umowa na realizację usług pocztowych dla potrzeb Urzędu Gminy w Rokietnicy w 2018 roku na kwotę 266.943,35 zł brutto.
